Kuinka paperiton toimisto ratkaisee tiedostojen hallinnan ongelman?

Puhutaan ensin siitä, kuinka päänsärky perinteinen toimisto on: tiedostokaappi on täynnä, ja sopimuksen löytäminen vie kauan; tärkeät asiakirjat menetetään helposti tai vaurioituvat; Osastot ohittavat asiakirjat, kuten "Pass the Paketin" soittaminen. Nämä ongelmat voidaan ratkaista tehokkaastiPaperless Office -järjestelmä.

1. Sähköinen arkistointi korvaa paperin kertymisen

Paperless -toimiston suorin etu on tehdä tiedostoista "verkossa". Kaikki asiakirjat skannataan elektronisiin versioihin ja tallennetaan järjestelmään tukemaan useita muotoja, kuten PDF ja Word. Esimerkiksi yrityksemme sopimushallintajärjestelmän on nyt kirjoitettava sopimuksenumero vain täydellisen tiedoston noutamiseksi 3 sekunnin sisällä, eikä kaappien läpi ole tarvetta rypistyä.

2. Älykäs haku ja nopea paikannus

Elektronisten tiedostojen suurin etu on, että niitä voidaan etsiä. Järjestelmän sisäänrakennettu koko tekstihakutoiminto voi etsiä avainsanoja, päivämääriä, kirjoittajia ja muita ulottuvuuksia. Viime viikolla talousosasto etsi korvausmuotoa kolme vuotta sitten. Tiedostojen läpi kulkeminen kesti kauan, mutta nyt se ilmestyy "matkakulut vuonna 2022".

3. Version hallinta sekaannuksen välttämiseksi

Paperiasiakirjojen pelävin asia on, että niitä tarkistetaan jatkuvasti, eikä kukaan tiedä kenellä on viimeisin versio. Elektroninen asiakirjajärjestelmä tallentaa automaattisesti historialliset versiot ja asettaa muutosoikeudet. Markkinointiosastomme suunnitteluehdotus on nyt tarkistettu versioon 15, ja järjestelmä kirjaa selvästi, kuka teki jokaisen version ja milloin.

4. Mobiilitoimisto rikkoo tilarajoituksia

Paperittomalla järjestelmällä matkapuhelimet voivat myös käyttää tiedostoja milloin tahansa. Viime kerralla pomoni pyysi tarjousta lentokentällä, ja kirjauduin järjestelmään suoraan matkapuhelimellani lähettääkseni sen hänelle, mikä oli nopeampaa kuin pikatoimitus. Pystyn käsittelemään kaikki tiedostot tablet -laitteella matkustaessani ja voin pakata puolet niin paljon matkalaukustani.

5. Turvallinen varmuuskopio menetyksen estämiseksi

Tärkeitä tiedostoja varmuuskopioidaan automaattisesti pilveen skannauksen jälkeen, joten tietokone ei tarvitse huolehtia. Olemme tavanneet tragedian, jossa toimisto oli tulvi ja kaikki paperitiedostot katosivat. Nyt elektronisilla tiedostoilla on kolminkertaiset varmuuskopiot, jotka ovat paljon turvallisempia.

6. Vihreä toimisto vähentää kustannuksia

Tehdään joitain laskelmia: A4 -paperi maksaa 20 yuania per pakkaus, ja yritys käyttää 100 pakkausta kuukaudessa, mikä on 24 000 yuania vuodessa. Tulostimen kulutustarvikkeet, kaapit ja arkistotilatila ovat kaikki kustannuksia. Tekemisen jälkeenpaperiton toimistojärjestelmä, näitä kuluja voidaan vähentää vähintään 70 prosentilla, mikä on myös ympäristöystävällistä.

Ammattimaisena valmistajana ja toimittajana tarjoamme korkealaatuisia tuotteita. Jos olet kiinnostunut tuotteistamme tai sinulla on kysyttävää, ole hyväOta yhteyttä.